Додаток 1

до рішення виконавчого комітету

Сквирської міської ради

від 02.02.2021 року №18/06

 

ПОЛОЖЕННЯ

про Сектор ведення Реєстру територіальної громади

відділу адміністративних послуг

Сквирської міської ради

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Сектор ведення Реєстру територіальної громади відділу адміністративних послуг Сквирської міської ради (далі – «Сектор») є структурним підрозділом відділу адміністративних послуг Сквирської міської ради (далі – «Відділ»).

Посадові інструкції працівників Сектору у встановленому порядку затверджуються міським головою.

1.2. Сектор підпорядкований  начальнику Відділу.

1.3. Сектор у своїй  діяльності керується Конституцією та Законами України «Про місцеве самоврядування», «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус», актами Президента України та Кабінету Міністрів України, рішеннями Сквирської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Положенням про Центр надання адміністративних послуг Сквирської міської ради, Положенням про відділу адміністративних послуг Сквирської міської ради, цим Положенням.

1.4. Зміни і доповнення до Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.

1.5.    Сектор має печатки встановленого законодавством  зразка для відмітки про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування.

1.6.  Права, обов’язки і відповідальність працівників Сектору визначені Законами України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус», «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг», постановами ЦВК та КМУ, іншими нормативними актами, посадовими інструкціями. 

ІІ. МЕТА ТА ЗАВДАННЯ СЕКТОРУ

 

Метою та основними завданнями Сектору є:

2.1. Формування та ведення Реєстру територіальних громад (далі – «Реєстр»).

2.2. Реалізація державної політики у сфері реєстрації місця проживання/перебування  фізичних осіб, зняття з реєстрації місця проживання у межах Сквирської територіальної громади. 

2.3. Передача інформації та/або внесення у встановленому законом порядку відомостей про реєстрацію та зняття з реєстрації місця проживання/перебування до Єдиного державного демографічного реєстру.

2.4. Систематичне надання відомостей для періодичного поновлення бази даних Державного реєстру виборців згідно чинного законодавства.

2.5. Забезпечення виконання вимог законодавства щодо роботи з базою даних Реєстру територіальної громади та Єдиного державного демографічного реєстру.

2.6. Надання адміністративних послуг згідно чинного законодавства України.

2.7. Проведення прийому громадян - мешканців району та інших осіб  з питань уточнення їх персональних даних, які вносяться до Реєстру.

2.8. Сектор взаємодіє у процесі виконання покладених на нього завдань із територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, іншими органами реєстрації та ведення Реєстрів територіальних громад, а також закладами, установами та організаціями усіх форм власності, об'єднаннями громадян і окремими громадянами.

 

ІІІ. ФУНКЦІЇ  СЕКТОРУ ВІДПОВІДНО ДО ЗАВДАНЬ ТА

ПОВНОВАЖЕНЬ

 

3.1. Забезпечення формування та ведення Реєстру територіальної громади  Сквирської територіальної громади.

3.2.    Здійснення реєстрації місця проживання/перебування та зняття з реєстрації місця проживання осіб у межах Сквирської територіальної громади, надання інших адміністративних послуг згідно чинного законодавства. Ведення картотеки з питань реєстрації фізичних осіб.

3.3. Передача інформації та/або внесення у встановленому законом порядку відомостей про реєстрацію та зняття з реєстрації місця проживання/перебування до Єдиного державного демографічного реєстру.

3.4. Систематичне надання відомостей для періодичного поновлення бази даних Державного реєстру виборців згідно чинного законодавства.

3.5. Здійснення обміну відомостями між реєстрами різних територіальних громад для реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання особи у разі її вибуття з однієї адміністративно-територіальної одиниці та прибуття до іншої адміністративно-територіальної одиниці в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

3.6. Опрацювання засобами Реєстру запитів  фізичних осіб, органів державної влади, підприємств, установ і організацій, підготовка відповідей.

3.7. Здійснення перевірки персональних даних особи (у разі необхідності) шляхом звернення із запитом до відповідних органів, контроль їх виконання.

3.8. Забезпечення внесення змін до персональних даних у Реєстрі. 

3.9. Внесення змін  до документів, що посвідчують особу (паспорт громадянина України, тимчасове посвідчення громадянина України, посвідка на постійне проживання, посвідка на тимчасове проживання, посвідчення біженця, посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту, посвідчення особи, якій надано тимчасовий захист) про найменування нових та перейменування вулиць, провулків, тупиків, проїздів, присвоєння номерів новим будинкам і зміну нумерації існуючих будинків Сквирської територіальної громади шляхом проставляння в них відповідного штампа реєстрації місця проживання на підставі рішень міської ради чи розпоряджень міського голови в разі звернення особи чи її законного представника.

3.10. Періодичне поновлення інформаційного стенду Сектору ведення Реєстру територіальної громади.

3.11. Надання в установленому порядку статистичної інформації про кількісні характеристики територіальної громади на підставі відомостей Реєстру.

3.12. Систематичний перегляд інформації, оприлюдненої на офіційному сайті ДМС, внутрішній електронній пошті, надання відповідей на листи  та запити органів ведення Реєстрів територіальних громад інших адміністративно-територіальних одиниць.

3.13. Надання методичної та практичної допомоги іншим працівникам Центру надання адміністративних послуг Сквирської міської ради  з метою чіткого дотримання вимог чинного законодавства щодо реалізації права свободи пересування та вільного вибору місця проживання в Україні.

3.14. Забезпечення виконання вимог законодавства щодо терміну розгляду звернень фізичних та юридичних осіб.

3.15. Забезпечення конфіденційності даних, що стали відомі під час виконання службових обов’язків, та іншої інформації, яка згідно із законодавством не підлягає розголошенню.

3.16. Для визначення пріоритетних напрямків, першочергових завдань та покращення якості роботи з базою даних Реєстру складає річний, квартальні та  місячні плани роботи Сектору.  

3.17. Забезпечення ведення та зберігання паперових та електронних документів, формування справ згідно вимог законодавства, Інструкції з діловодства та номенклатури справ.

3.18. Забезпечення збереження архіву з питань діяльності Реєстру та передачі справ в архів для довгострокового та постійного збереження.

3.19. Забезпечення захисту бази даних Реєстру, суворе дотримання правил доступу до Реєстру з метою недопущення зловживання доступом до Реєстру, порушення цілісності Реєстру, порядку використання інформації з нього, незаконного копіювання бази даних Реєстру чи її частини. 

3.20. Забезпечення безумовного виконання Закону України «Про захист персональних даних».

3.21. Забезпечення безумовного виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації».

3.22. Забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Сектор.

3.23. Здійснення інших функцій, пов’язаних з виконанням  покладених на Сектор завдань та доручень начальника Відділу.

3.25. Висвітлення інформації про роботу Сектору та зміни у  законодавстві, що стосуються повноважень Сектору, на сайті Сквирської міської ради.

ІV. ПРАВА СЕКТОРУ

 

Сектор ведення Реєстру територіальної громади відділу адміністративних послуг Сквирської міської ради має право:

4.1. Представляти Сквирську міську раду у встановленому порядку з питань, що відносяться до компетенції Сектору, в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, закладах, установах та організаціях незалежно від форми власності при вирішенні питань, що входять до компетенції Сектору.

4.2. Шляхом направлення чітко визначених чинним законодавством запитів, листів одержувати у встановленому законодавством порядку від фізичних осіб, виконавчих органів міської ради, закладів, установ та організацій інформацію, необхідну для ведення Реєстру, виконання покладених на Сектор завдань.

4.3. Одержувати у встановленому порядку від посадових осіб Відділу довідки, розрахунки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на Сектор завдань.

          4.4. Брати   участь у апаратних і робочих нарадах та семінарах відповідно до компетенції Сектору.       

4.5. Скликати у встановленому порядку наради з питань, що належать до компетенції Сектору. У разі потреби проводити семінари, навчання  з керівниками органів, закладів, установ міста/району, з питань, визначених Законами України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» та іншими нормативними актами.

4.6. Вносити пропозиції у межах своєї компетенції щодо покращення роботи Сектору, розробки та впровадження необхідних інструктивних документів.

4.7. Сприяти об’єктивному висвітленню інформації з питань компетенції Сектору.

4.8. Здійснювати роботу Сектору відповідно до встановлених    чиним законодавством України та іншими нормативно-правовими актами прав і повноважень.

4.9. Сектору ведення Реєстру територіальної громади заборонено збирати, вносити до Реєстру та зберігати в базі даних Реєстру відомості (персональні дані фізичних осіб), не передбачені Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус».

V.  КЕРІВНИЦТВО СЕКТОРОМ

5.1. Сектор очолює завідувач Сектору, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та чинного законодавства.

У разі відсутності завідувача Сектору його обов’язки покладаються на провідного спеціаліста Сектору.

5.2. Завідувач Сектору Реєстру територіальної громади відділу адміністративних послуг Сквирської міської ради: 

5.2.1. Забезпечує виконання Закону України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг», «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус»,  постанови Кабінету Міністрів України від 2 березня 2016 року №207 «Про затвердження Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру», постанов  ЦВК в межах своїх повноважень на відповідній території.    

         5.2.2. Здійснює керівництво діяльністю Сектору і несе персональну відповідальність за роботу Сектору,

5.2.3. Вирішує усі питання діяльності Сектору у межах компетенції, наданої цим Положенням.

5.2.4. Забезпечує зберігання інформації з обмеженим доступом, конфіденційність даних, що стали відомі під час виконання службових обов’язків та іншої інформації, яка згідно із законодавством не підлягає розголошенню.

5.2.5. Здійснює контроль за виконанням працівниками Сектору вимог, інструкцій, розпоряджень, наказів стосовно ведення бази даних Реєстру та реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування осіб.

5.2.6. Забезпечує  контроль за виконанням працівниками Сектору дотримання правил доступу до бази даних Реєстру, порядку використання інформації з нього, копіювання бази даних Реєстру чи її частини. 

5.2.7. Систематично здійснює перегляд внутрішньої електронної пошти та інформації, оприлюдненої на офіційному сайті ДМС.

5.2.8. Вносить у встановленому порядку пропозиції щодо фінансового забезпечення роботи з ведення Реєстру.

5.2.9. Підписує документи, визначені Законом України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», постановою Кабінету Міністрів України від 2 березня 2016 року №207 «Про затвердження Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру», постановою ЦВК від 9 березня 2016 року № 69 «Про внесення змін до постанови ЦВК від 13 січня 2011 року №6».

5.2.10. Вносить у встановленому порядку пропозиції стосовно притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні Закону України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», постановою Кабінету Міністрів України від 2 березня 2016 року №207 «Про затвердження Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру», постановою ЦВК від 9 березня 2016 року № 69 «Про внесення змін до постанови ЦВК від 13 січня 2011 року №6». 

         5.2.11. Надає начальнику Відділу інформаційні довідки про діяльність Сектору.

5.2.12. Завідувач Сектору уповноважений подавати відомості про виборців Сквирської територіальної громади, на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців.

5.2.13 Забезпечує підвищення кваліфікаційного рівня працівників Сектору, розробляє посадові інструкції.

 5.2.14. Забезпечує трудову дисципліну, дотримання працівниками Сектору вимог санітарно-гігієнічних та протипожежних норм і правил, правил  охорони праці та техніки безпеки.

5.3.15. Виконує інші повноваження, передбачені чинним законодавством.

6. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

 

Завідувач та працівники Сектору несуть відповідальність:

1. 1 За невиконання покладених на них цим Положенням завдань у відповідності з чинним законодавством  України. 
2. 2 За схоронність документів (на паперових носіях та в електронному вигляді).
3. 3 За розголошення,  поза службовою необхідністю, відомостей, які містяться в службових документах.
4. 4 За порушення захисту бази даних Реєстру.
5. 5 За порушення правил доступу до бази даних Реєстру, порядку використання  інформації з Реєстру, порядку копіювання бази даних Реєстру чи її частини.
6. 6 За неправомірне або несвоєчасне внесення до бази даних Реєстру персональних даних фізичних осіб.
7. 7 За умисне внесення до бази даних Реєстру завідомо неправдивих   відомостей.
8. 8 За знищення записів Реєстру або окремих персональних даних Реєстру на підставах та у спосіб, що не передбачені чинним законодавством.
9. 9 Працівники Сектору несуть персональну відповідальність за невиконання чи неналежне виконання покладених на них функціональних обов’язків, недостовірність та невідповідність чинному законодавству підготовлених та завізованих ними службових документів, за перевищення своїх повноважень,  за бездіяльність або невикористання наданих прав.

7. ПРИКІНЦЕВІ ПОЛОЖЕННЯ

 

1. 1 З усіх інших питань, не врегульованих цим Положенням, Сектор керується нормами та вимогами, встановленими чинним законодавством України.
2. 2 Сквирська міська рада створює умови для ефективної роботи і підвищення кваліфікації працівників Сектору, забезпечує їх приміщенням, телефонним зв’язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів.
3. 3 У випадках, якщо будь-яка частина Положення стане недійсною у зв’язку з невідповідністю чинному законодавству, ця частина не повинна прийматися до уваги та не тягне  за собою недійсності Положення в цілому.

 

Керуюча справами (секретар)

виконавчого комітету                                      Наталія  ЗГАРДІВСЬКА