40 Про затвердження Положення про порядок ведення претензійної та позовної роботи

Проєкт РІШЕННЯ

 

Про затвердження Положення про порядок

 ведення претензійної та позовної роботи

 

З метою належної організації ведення претензійної та позовної роботи в Сквирській міській раді, керуючись Цивільним процесуальним та Господарським процесуальним кодексами, Кодексом адміністративного судочинства України, ст. ст. 25, 26, 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,Сквирська міська рада

 

В И Р І Ш И Л А:

 

1. Затвердити Положення про порядок ведення претензійної та позовної роботи в Сквирській міській раді (додаток 1).

2. Контроль за виконанням цього рішення покласти на відділ юридичного забезпечення ради та діловодства.

 

 

Міський голова                                        Валентина ЛЕВІЦЬКА

 

 

     м. Сквира

_________ 2021 року

№____-5-VІІІ

 

 

 

Погоджено:

Секретар міської ради                                                                                        Т.Г.Власюк

Заступник міського голови                                                                                Л.В.Сергієнко

Заступник міського голови                                                                                В.П.Бачинська

Заступник міського голови                                                                                В.В.Черненко

Керуюча справами (секретар) виконкому                                                       Н.А.Згардівська

Начальник відділу юридичного

 забезпечення ради та діловодства                                                                    І.С.Кваша

 

 

Додаток 1

 до рішення ____ ради

від «___» ________ 2021 р. №____

 

Положення про порядок ведення претензійної та позовної роботи в

Сквирській міській раді

 

1. Загальні положення

 

1.1. Положення про ведення претензійної та позовної роботи в Сквирській міській раді (далі — Положення) визначає загальні засади організації роботи із:

підготовки, одержання та складання документів, необхідних для пред’явлення і розгляду претензій та позовів;

пред’явлення претензій та підготовки позовів;

підготовки відповідей (відзивів), заяв і скарг про перегляд судових рішень в апеляційному та касаційному порядку, а також у зв’язку з винятковими та нововиявленими обставинами;

захисту інтересів Сквирської міської ради та її структурних підрозділів при розгляді спорів у судах;

здійснення заходів із реєстрації, обліку, зберігання претензійно-позовних матеріалів;

забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;

аналізу та узагальнення результатів претензійно-позовної роботи;

підготовки висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.

1.2. Положення розроблено відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Господарського процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, рекомендацій Міністерства юстиції України від 15.01.96 № 2 «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» та інших нормативно-правових актів, які регламентують претензійно-позовну роботу.

1.3. Це Положення є обов’язковим для виконання посадовими особами Сквирської міської ради та її структурних підрозділів, які беруть участь у веденні претензійно-позовної роботи.

1.4. У кожному структурному підрозділі Сквирської міської ради, який бере участь у веденні претензійно-позовної роботи, виконання цієї роботи за наказом керівника покладається на відповідальних осіб.

1.5. Керівники структурних підрозділів ради зобов’язані:

не допускати фактів зволікань при розгляді претензій;

безпідставних відмов у задоволенні обґрунтованих вимог заявників;

доведення до суду безспірних позовів;

здійснювати заходи щодо усунення причин та умов, які породжують обґрунтовані претензії.

1.6. Претензійна та позовна робота повинна сприяти:

забезпеченню виконання договірних зобов’язань у всіх сферах діяльності Сквирської міської ради;

економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших видів ресурсів;

зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та інтересів, що охороняються законом;

ефективному використанню законодавства для поліпшення економічних показників господарської діяльності та запобіганню його порушенням.

 

2. Порядок пред’явлення претензій

 

2.1. У разі невиконання або неналежного виконання іншою стороною умов договору, відповідальна особа, яка супроводжує договір, невідкладно вносить письмові пропозиції про проведення претензійної роботи.

2.2. За наявності підстав та обґрунтованості вимог відповідальна особа готує матеріали для пред’явлення претензії.

2.3. У претензії зазначаються:

повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та підприємства, якому вона пред’являється;

номер і дата;

обставини, на підставі яких пред’явлена претензія і докази, що їх підтверджують;

посилання на відповідні нормативні акти;

вимоги заявника;

сума та розрахунок претензії, якщо претензія підлягає грошовій оцінці;

платіжні реквізити заявника претензії;

перелік документів, що додаються до претензії, а також інших доказів;

документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах або належним чином засвідчених копіях.

1. Претензія після здійснення правової оцінки підписується міським головою та реєструється в журналі обліку претензій. Після цього претензія направляється адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.
2. У разі необхідності може бути надіслано нагадування про прискорення надання відповіді на претензію, яке підписується в тому ж порядку, що і сама претензія.
3. Претензія має бути розглянута відповідачем у місячний строк з дня її одержання, якщо інше не визначено законодавством. Якщо претензія відповідачем відхилена повністю або частково без належних підстав, залишена без відповіді, відповідальна особа готує висновок про безпідставність цього відхилення та разом з відповідними документами, що це обґрунтовують, готує позовну заяву.

 

3. Порядок розгляду претензій, що надійшли

 

3.1. Претензії, що надійшли до Сквирської міської ради, розглядаються міським головою, його заступником або керівником структурного підрозділу відповідно до розподілу обов’язків та надаються відповідальній особі на перевірку.

3.2. При перевірці матеріалів претензії слід з’ясувати такі обставини:

3.2.1. наявність всіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;

3.2.2. правильність складання розрахунку;

3.2.3. наявність правових підстав для визнання чи відхилення претензії.

3.3. Якщо до претензії не додані всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребуються у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п’яти днів, не враховуючи часу поштового обігу.

3.3.1. Строки розгляду претензій обчислюються з дня одержання претензії і можуть бути подовжені на час, необхідний для досилання заявником на вимогу другої сторони додаткових документів.

3.3.2. Витребувані додаткові документи повинні бути такими, що дійсно необхідні для розгляду претензії і відсутні в Сквирській міській раді.

3.3.3. Якщо у встановлений строк відомості чи документи не одержані, претензія розглядається за наявними документами.

3.4. Після первинної правової оцінки претензійні матеріали передаються у відповідні структурні підрозділи для надання висновку по суті претензійних вимог.

3.5. Структурний підрозділ, який отримав претензійні матеріали, повинен перевірити їх та надати письмовий висновок щодо обґрунтованості претензійних вимог. У разі необхідності структурний підрозділ проводить звірку розрахунків, службову перевірку та інші дії, що забезпечують врегулювання спору в претензійному порядку. Висновок, підтверджений відповідними документами, з претензійними матеріалами передається відповідальній особі.

3.6. З урахуванням висновку готується проект відповіді про відхилення або визнання (повне, часткове) претензії.

3.7. У проекті відповіді про відмову в задоволенні претензії повинні бути вказані мотиви, з яких претензія відхиляється, з посиланням на відповідні нормативні акти. До нього додаються, у необхідних випадках, документи, що спростовують претензійні вимоги повністю або частково.

3.7.1. При відмові в задоволенні претензії заявнику повертаються подані до неї оригінали документів.

3.8. У проекті відповіді про визнання претензії визначається строк і спосіб її задоволення (перерахування суми заборгованості тощо).

3.9. Відповідь на претензію, після візування відповідальною особою, підписується відповідно Сквирським міським головою, його заступником або керівником структурного підрозділу відповідно до розподілу обов’язків та надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

3.10. Залишення претензії без відповіді не допускається.

3.11. У разі задоволення претензійних вимог заявника до претензійних матеріалів додається копія підтвердження задоволення претензійних вимог (залежно від способу задоволення претензійних вимог - платіжне доручення, документ про відправлення матеріальних цінностей тощо).

3.12. Претензії та результати їх розгляду вносяться до журналу обліку претензій.

 

4. Порядок ведення позовної роботи

 

4.1. Самопредставництво Сквирської міської ради та її структурних підрозділів зі статусом юридичної особи здійснюється відділом юридичного забезпечення ради та діловодства (юристом) та юристом структурного підрозділу на підставі довіреності Сквирського міського голови, або керівника структурного підрозділу З метою підтвердження самопредставництва надається наказ про прийняття на роботу особи, яка уповноважена на само представництво юридичної особи в суді.

4.2. Порядок підготовки позовних заяв.

4.2.1. Позовна робота, включаючи підготовку матеріалів для пред’явлення позовів та відзивів на них, здійснюється відділом юридичного забезпечення ради та діловодства (юристом).

4.2.2. Структурний підрозділ, до повноважень якого належать питання, що потребують вирішення в судовому порядку, здійснює підготовку позовних матеріалів самостійно та може керуватися положеннями, визначеними цим розділом.

4.2.3. Відділом юридичного забезпечення ради та діловодства (юрист) дає правову оцінку документам, переданим йому відповідним структурним підрозділом, щодо їх обґрунтованості і законності та в процесі підготовки позовної заяви має право вимагати від нього матеріали, необхідні для пред’явлення позову.

4.2.4. Якщо переданих документів виявляється недостатньо або вони будуть оформлені неналежним чином, відділ юридичного забезпечення ради та діловодства (юрист) зобов’язаний у письмовому висновку встановити строк для усунення недоліків.

4.2.5. У разі коли структурний підрозділ не передав необхідні документи, відділ юридичного забезпечення ради (юрист) повинен повідомити про це Сквирського міського голову, його заступника або керівника підрозділу відповідно до розподілу обов’язків, який має право накласти стягнення на винних осіб у відповідності з чинним законодавством.

4.2.6. Позовна заява, оформлена відповідно до вимог законодавства, з доданням усіх необхідних доказів:

підписується Сквирським міським головою, його заступником або керівником структурного підрозділу відповідно до розподілу обов’язків;

реєструється в журналі обліку позовних заяв, який ведеться відповідальною особою та надсилається до суду (копія відповідачеві) рекомендованим або цінним листом.

4.2.7. Після одержання ухвали суду про відкриття провадження у справі за резолюцією керівництва Сквирської міської ради відділ юридичного забезпечення ради та діловодства (юрист) виконує вимоги цієї ухвали у строки, визначені судом.

4.2.8. Рішення суду аналізуються відповідним структурним підрозділом та відділом юридичного забезпечення ради та діловодства (юристом), за результатами якого Сквирському міському голові, його заступнику або керівнику структурного підрозділу відповідно до розподілу обов’язків вносяться пропозиції щодо їх оскарження.

4.2.9. Скарга на рішення підписується Сквирським міським головою, його заступником або керівником структурного підрозділу відповідно до розподілу обов’язків та подається до відповідного суду в строки та у порядку, встановлені чинним процесуальним законодавством.

4.2.10. Копія заяви надсилається другій стороні (сторонам).

4.3. Порядок підготовки відзивів (заперечень) на пред’явлені позови.

4.3.1. Позовні заяви, одержані Сквирською міською радою, реєструються загальним відділом і в той же день передаються для резолюції керівництву Сквирської міської ради, потім в відділ юридичного забезпечення ради та діловодства.

4.3.2. Відділ юридичного забезпечення ради та діловодства (юрист) реєструє позовні заяви в журналі обліку, вивчає вимоги, викладені в позовній заяві, аналізує їх.

4.3.3. За необхідності відділ юридичного забезпечення ради та діловодства (юрист) передає пред’явлену позовну заяву у відповідний структурний підрозділ, який у 5-денний строк зобов’язаний надати висновок та необхідні документи по суті позовних вимог.

4.3.4. На основі одержаних документів відділ юридичного забезпечення ради та діловодства (юрист) готує мотивований відзив, який підписується Сквирським міським головою, його заступником або керівником структурного підрозділу відповідно до розподілу обов’язків та подається до суду, який розглядає справу, в строки та у порядку, встановленому чинним процесуальним законодавством.

4.3.5. До заяв по суті спору (позовна заява, відзив, заперечення тощо) додаються копії документів, які завіряються шляхом проставляння: «копія вірна, дата, П. І. Б. та назва посади особи, яка завіряє копію, особистий підпис» та скріплюється печаткою.

 

5. Реєстрація та зберігання претензійних і позовних матеріалів

 

5.1. Претензійні та позовні матеріали, у тому числі процесуальні документи (ухвали, повістки, накази, постанови тощо), одержані Сквирською міською радою поштою або особисто, реєструються у загальному відділі Сквирської міської ради (далі - загальний відділ) як вхідна кореспонденція у день одержання або в перший робочий день.

5.2. Працівник загального відділу, який приймає кореспонденцію, що надійшла, повинен до претензійних та позовних матеріалів додати конверт (за яким можна встановити адресу відправника, час відправлення документа тощо), що може бути єдиним доказом своєчасного чи несвоєчасного їх відправлення.

5.3. При реєстрації претензій чи позовних заяв перевіряється наявність усіх додатків, зазначених у супровідному листі. За відсутності або невідповідності зазначених додатків працівниками загального відділу складається про це відповідний акт.

5.4. Загальний відділ після реєстрації претензії чи позовної заяви і резолюції Сквирського міського голови, його заступника або керівника структурного підрозділу відповідно до розподілу обов’язків у той же день передає ці документи в відділ юридичного забезпечення ради та діловодства.

5.5. Претензійні та позовні матеріали ради і ті, що надійшли до них, зберігаються в відділі юридичного забезпечення ради та діловодства (у юриста) в окремих папках.

5.6. Закінчені претензійні та позовні матеріали зберігаються протягом трьох років до передачі їх на збереження в архів. Ці матеріали підшиваються у відповідні папки в тій послідовності, у якій вони були зареєстровані.

 

6. Аналіз стану ведення претензійної та позовної роботи

 

6.1. Відділ юридичного забезпечення ради та діловодства (юрист) аналізує стан ведення претензійної та позовної роботи за рік у дистанційному порядку.

6.2. Для здійснення аналізу відділ юридичного забезпечення ради та діловодства (юрист) надає керівнику структурного підрозділу Сквирської міської ради перелік питань, за якими необхідно надати інформацію, та повідомляє про дату, до якої необхідно цю інформацію передати до відділу юридичного забезпечення ради та діловодства для узагальнення.

6.3. Інформація повинна містити аналітичні та статистичні дані, підписуватись керівником структурного підрозділу. Інформація надається до відділу юридичного забезпечення ради та діловодства (юристу) на паперових та електронних носіях.

6.4. За достовірність даних в інформації керівник структурного підрозділу несе персональну відповідальність. Якщо відділ юридичного забезпечення ради та діловодства вбачає сумнівність наданої інформації, він має право витребувати копії необхідних документів, що підтверджують надану інформацію.

6.5. Узагальнені результати аналізу відділом юридичного забезпечення ради та діловодства (юристом) викладаються письмово з цифровими даними та подаються на розгляд Сквирському міському голові.

 

 

 

 

Секретар Сквирської міської  ради                                                      Тетяна Власюк