39 Про затвердження Положення про порядок ведення договірної роботи

ПРОЕКТ РІШЕННЯ

 

Про затвердження Положення

про порядок ведення договірної роботи

 

З метою належної організації ведення договірної роботи Сквирської міської ради, керуючись главами 52, 53 Цивільного кодексу України, главою 20 Господарського кодексу України, ст. ст. 25, 26, 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» Сквирська міська рада VIII скликання

В И Р І Ш И Л А:

 

1.    Затвердити Положення про порядок ведення договірної роботи в Сквирській міській раді (додаток 1).

2.    Координацію роботи за виконанням цього рішення доручити відділу з питань юридичного забезпечення ради та діловодства

3.    Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючу справами (секретаря) виконавчого комітету міської ради Згардівську Н.А.

Міський голова                                         Валентина ЛЕВІЦЬКА

 

    м. Сквира

23 лютого 2021 року

№      -5-VІІІ

 

 

Погоджено:

Секретар міської ради                                                                 Т.Г.Власюк

 

Заступник міського голови                                                         Л.В.Сергієнко

 

Заступник міського голови                                                         В.П.Бачинська

 

Заступник міського голови                                                         В.В.Черненко

 

Керуюча справами (секретар) виконкому                              Н.А.Згардівська

 

Виконавець:

Начальник відділу юридичного

забезпечення ради та діловодства                                               І.С.Кваша

 

Рекомендовано до винесення на

розгляд та затвердження сесією       

Голова постійної комісії з питань

регламенту, депутатської етики,

законності та правопорядку                                                           В. Гриша

 

Додаток

                                                                                                                      до рішення

                                                                                                                                  міської ради

від____________2021 р.

№    -5-VIII

 

ПОЛОЖЕННЯ

ПРО ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ДОГОВІРНОЇ РОБОТИ

 

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 

1.1. Порядок ведення договірної роботи (далі-Порядок) розроблений відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, інших законодавчих та нормативно-правових актів і встановлює порядок підготовки проектів договорів, їх укладання та здійснення контролю за їх виконанням у структурних підрозділах Сквирської міської ради.

1.2. Цей Порядок є обов’язковим для виконання структурних підрозділів Сквирської міської ради щодо договорів, стороною в яких виступає Сквирська міська рада.

1.3. Цей Порядок є примірним для структурних підрозділах Сквирської міської ради зі статусом юридичної особи стосовно договорів, стороною в яких виступає структурний підрозділ Сквирської міської ради та має рекомендаційний характер для розроблення зазначеними структурними підрозділами власних порядків щодо організації договірної роботи з урахуванням специфіки їх діяльності.

1.4. Порядок є обов'язковим для виконання посадовими особами та працівниками, які беруть участь у веденні договірної роботи.

1.5. У кожному структурному підрозділі Сквирської міської ради, який бере участь у веденні договірної роботи, керівником призначаються відповідальні особи за виконання цієї роботи.

1.6. Для цілей даного Порядку, до договірної роботи належить:

- підготовка договорів та розгляд проектів договорів, що надійшли від іншої сторони (контрагента);

- погодження (візування) проектів договорів працівниками;

- контроль за виконанням договорів;

- реєстрація та зберігання укладених договорів.

1.7. Договори, додаткові угоди або протоколи розбіжностей, протоколи узгодження розбіжностей до них, угоди про розірвання договору тощо (надалі – договори) та документи, що є додатками, супроводжуючими до цих договорів, складаються в письмовій формі державною мовою (окрім випадків, визначених чинним законодавством України).

1.8. Даний Порядок розповсюджується також на меморандуми, протоколи про наміри, інші подібні угоди, відповідальними за підготовку яких є структурні підрозділи Сквирської міської ради в межах наданих повноважень, якщо інша процедура не встановлена чинними нормативними актами України.

1.9. Дія Порядку не поширюється на договори, порядок укладення яких регулюється законодавством про працю.

 

2. ПЕРЕДДОГОВІРНА РОБОТА

 

2.1. Проект договору готується відповідним структурним підрозділом, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору (далі – уповноважений орган).

2.2. Проект договору може розроблятися будь-якою зі сторін, що домовляються, крім типових договорів, затверджених Кабінетом Міністрів України, чи у випадках, передбачених законом, іншим органом державної влади, коли сторони не можуть відступати від змісту типового договору, але мають право конкретизувати його умови.

2.3. У випадку розроблення проекту договору контрагентом, структурний підрозділ Сквирської міської ради, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору, залишається відповідальним за підготовку (розгляд та погодження/візування) проекту договору з дотриманням вимог цього Порядку та норм чинного законодавства України.

2.4. Проекти договорів, окрім встановлених нормативними актами випадків, розробляються (розглядаються) уповноваженими органами після проведення та оформлення всіх необхідних процедур та визначення контрагента, з яким буде укладено договір. Визначення контрагента здійснюється у встановленому законодавством порядку з дотриманням принципів добросовісної конкуренції серед суб’єктів господарювання та інших осіб, їх недискримінації, об’єктивної та неупередженої оцінки їх пропозицій.

2.5. Уповноважений орган перед укладенням договору проводить попередню перевірку умов проектів договорів, їх економічної ефективності та доцільності (у т.ч. шляхом попереднього узгодження питання можливості придбання товарів (послуг, робіт тощо) з відділом бухгалтерії Сквирської міської ради, а також проведення консультацій з іншими структурними підрозділами Сквирської міської ради в межах їх повноважень для з’ясування питань, які стосуються проекту договору);

 

3. РОЗРОБКА ПРОЕКТУ ДОГОВОРУ

 

3.1. Обов’язки сторін за договором оформлюються таким чином, щоб забезпечити повну та чітку регламентацію взаємовідносин між сторонами з дотриманням чинного законодавства України. Усі умови договору мають бути викладені якомога детальніше, аби не допускати неоднозначного тлумачення.

3.2. Проект Договору є підготовленим, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору. Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї із сторін має бути досягнуто згоди.

3.3. При розробці проектів договорів (розгляді проектів договорів, наданих контрагентом) уповноважений орган зобов’язаний вивчити з цього питання чинне законодавство України, рішення Сквирської міської ради, розпорядження міського голови та інші документи. Проект договору повинен бути відредагованим, викладеним за загальними правилами правопису, відповідати вимогам нормативних актів та юридичної техніки, не допускати неоднозначного тлумачення.

3.4. Розроблений з урахуванням вимог чинних нормативно-правових актів проект договору уповноважений орган передає для погодження (візування) уповноваженим посадовим особам разом із документами, які пов’язані з його укладенням та стосуються договору (зокрема, у разі наявності: розпорядчі документи (акти) органів та посадових осіб місцевого самоврядування (органів державної влади), на виконання яких укладається договір, тендерна документація чи її проект, пропозиції контрагента тощо).

 

4. ПОГОДЖЕННЯ (ВІЗУВАННЯ) ПРОЕКТУ ДОГОВОРУ

 

4.1. Прошитий та пронумерований уповноваженим органом проект Договору направляється на подальше погодження (візування) згідно з положеннями даного розділу.

4.2. Проект Договору, у разі його складення на двох і більше аркушах, прошивається уповноваженим органом нитками чорного або білого кольорів на три проколи. Текст проекту Договору друкується на одному боці аркуша. У кінці проекту Договору на зворотному боці останнього аркуша на місці прошивки розміщується наклейка з паперу розміром 4 на 6 см, яка містить засвідчувальний напис: "Прошито та пронумеровано на ____ арк.", який скріплюється підписом керівника (із зазначенням прізвища, ім’я та по-батькові) уповноваженого органу, засвідчений відбитком печатки, на якій зазначено найменування Сквирської міської ради, без зображення герба. Наклейка розміщується на місці прошивки, не закриваючи при цьому кінці нитки. Печатка розміщується таким чином, щоб охоплювати частину наклейки та зворотного боку останнього аркуша Договору.

4.3. Проект Договору підлягає обов’язковому візуванню посадовими особами, які беруть участь у його підготовці та організації виконання даного договору.

4.4. Візування проекту договору складається з проставлення відповідною посадовою особою візи. Віза містить: найменування посади особи, що візує документ, її особистий підпис, ініціали та прізвище, дату візування.

4.5. Візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша проекту Договору.

4.6. У разі наявності до проекту Договору зауважень і пропозицій вони викладаються на окремому аркуші, про що робиться відповідна відмітка: Начальник відділу Дата підпис Ініціали ПРІЗВИЩЕ Зауваження і пропозиції додаються.

4.7. Підготовлений проект Договору візується у наступному порядку:

1) керівником (особою, яка виконує обов’язки керівника) структурного підрозділу Сквирської міської ради, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору;

2) начальником фінансово–господарського відділу -головним бухгалтером;

3) начальником відділу з питань юридичного забезпечення ради та діловодства

4) начальником відділу економічно – інвестиційної діяльності та агропромислового розвитку

5) уповноваженою особою з питань закупівель;

6) секретарем міської ради, керуючим справами виконавчого комітету або заступником міського голови відповідно до розподілу обов’язків. При необхідності до візування залучаються інші керівники структурних підрозділів Сквирської міської ради, а також керівники комунальних підприємств, установ, організацій, інтересів яких стосується проект Договору.

4.8. Фінансово – господарський відділ перед візуванням проектів договорів погоджує проекти договорів на предмет відповідності предмета закупівлі затвердженим планам річних закупівель та визначає: чи передбачені в кошторисі кошти щодо видатків на момент укладання договору, ціну, порядок та строки проведення оплати та правильність зазначення платіжних реквізитів міської ради.

4.9. Відділ економічно – інвестиційної діяльності та агропромислового розвитку Сквирської міської ради погоджує проекти Договорів, на предмет відповідності проекту договору умовам тендерної документації та вимогам нормативних актів про публічні закупівлі.

4.10. Відділ юридичного забезпечення ради та діловодства Сквирської міської ради перед візуванням проектів договорів перевіряє їх на відповідність чинному законодавству України, загальноприйнятим вимогам юридичної техніки та недопущенню неоднозначного тлумачення. Проведення правової оцінки додатків до проекту Договору відділом юридичного забезпечення ради та діловодства не здійснюється.

4.11. Секретар міської ради, керуючий справами чи заступник міського голови згідно з розподілом обов’язків погоджують (візують) проекти договорів на предмет остаточного вирішення доцільності укладення договору на визначених умовах у залежності від виду договору.

4.12. У разі укладення договору, пов’язаного з капітальним будівництвом (реконструкцією), ремонтом (у тому числі поточним), перевірка правильності кошторисної документації здійснюється уповноваженою особою відповідного структурного підрозділу міської ради.

4.13. Візування проекту договору, як правило, не може перевищувати п’яти робочих днів. Проект договору може розглядатися більше вказаного строку в разі наявності поважних причин неможливості його візування відповідно до положень зазначеного розділу Порядку. Під час погодження (візування) проекту договору, обов’язково заповнюється картка руху проекту договору (додаток 1).

4.14. У разі необхідності на проекти договорів можуть складатися письмові інформації, висновки, зауваження, пропозиції тощо, які додаються до проектів договорів, і в подальшому є основою для підготовки уповноваженим органом протоколу розбіжностей до договору тощо, в разі наявності відповідного доручення (вказівки, резолюції) міського голови, секретаря міської ради, керуючого справами чи заступника міського голови згідно з розподілом обов’язків.

4.15. У разі отримання зауважень, пропозицій тощо до проекту договору, відповідні уповноважені органи опрацьовують їх з секретарем міської ради, керуючим справами чи заступником міського голови згідно з розподілом обов’язків, вносять необхідні зміни до тексту проекту договору та погоджують їх з посадовою особою, що надала зауваження, та контрагентом, у разі необхідності – складають протокол розбіжностей до договору тощо.

 

5 ПІДПИСАННЯ ДОГОВОРУ

 

5.1. Прошиті, пронумеровані та погоджені (завізовані) проекти договорів подаються уповноваженим органом на підпис міському голові разом із карткою руху проекту договору, виключно за наявності всіх передбачених погоджень.

5.2. У разі укладення міським головою договорів з питань, віднесених до виключної компетенції міської ради, міський голова подає їх на затвердження міської ради.

 

6. РЕЄСТРАЦІЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ДОГОВОРІВ

 

6.1. Загальна реєстрація договорів ведеться в журналі реєстрації договорів у фінансово-господарському відділі  Сквирської міської ради, який містить наступні графи (розділи):

1) порядковий номер;

2) дата укладення договору;

3) найменування контрагента;

4) предмет договору;

5) строк дії договору;

6) виконавець договору (уповноважений орган);

7) примітка (порядковий номер та дата укладення додаткової угоди, протоколу розбіжностей до договору, угоди про розірвання договору тощо (у разі наявності).

6.2. Договору присвоюється реєстраційний номер, який обов’язково складається із порядкового номеру, зазначеного в журналі реєстрації договорів та року, в якому договір укладений.

6.3. Після реєстрації договору в журналі реєстрації договорів, фінансово – господарським відділом Сквирської міської ради, забезпечується їх реєстрація в органі Державної казначейської служби України та зберігання. Копії договору та картки руху проекту договору залишаються в відділі, який веде їх реєстрацію для забезпечення належного виконання. Копії договорів, разом із карткою руху проекту договору додатково зберігаються у Сквирській міській раді, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору. Картка руху проекту договору зберігається разом з договором, який було погоджено.

6.4. Меморандуми, протоколи про наміри, інші подібні угоди, відповідальними за підготовку яких є структурні підрозділи Сквирської міської ради, зберігаються у загальному відділі Сквирської міської ради.

6.5. Додатковим угодам, протоколам розбіжностей до договорів, угодам про розірвання договору тощо власний реєстраційний номер не присвоюється. Фінансово – господарським відділом присвоюється їм порядковий номер (наприклад, якщо протягом дії основного договору сторони вперше внесли зміни до договору шляхом оформлення до нього додаткової угоди, то цій додатковій угоді присвоюється номер 01, якщо вдруге – 02 і т.д.), про що робиться відмітка в журналі реєстрації договорів.

6.6. Контроль за виконанням, забезпеченням реєстрації та зберігання договорів у встановленому даним Порядком та чинним законодавством України, покладається на фінансово – господарський відділ Сквирської  міської ради та керівника відповідного уповноваженого органу.

 

7. ПІДСТАВИ ДЛЯ ЗМІНИ АБО РОЗІРВАННЯ ДОГОВОРУ

 

7.1. Зміна або розірвання договору допускається лише за згодою сторін, якщо інше не встановлено договором або законом, та вчиняється в такій самій формі, що й договір, який змінюється або розривається, якщо інше не встановлено договором або законом чи не випливає із звичаїв ділового обороту. Сторона договору, яка вважає за необхідне змінити або розірвати договір, повинна надіслати пропозицію про це другій стороні.

7.2. Сторона, яка одержала пропозицію про зміну або розірвання договору, повинна повідомити про результати її розгляду другу сторону письмово в порядку та строки, визначені чинним законодавством України або домовленістю сторін. Якщо сторони не досягли згоди щодо зміни або розірвання договору, а також у разі неодержання відповіді у встановлений строк з урахуванням часу поштового обігу, уповноважений орган має право подати службову записку з обґрунтуванням до відділу юридичного забезпечення ради та діловодства для врегулювання спору в судовому порядку.

7.3. У випадку виникнення необхідності внесення за згодою сторін змін до договору, проект таких змін (додаткової угоди до договору) готується (розглядається) уповноваженим органом, який визначений цим Порядком для підготовки проектів договорів. У такому ж порядку уповноважений орган готує (розглядає) проект угоди про розірвання договору.

7.4. Договір може бути змінено або розірвано за рішенням суду на вимогу однієї із сторін у разі істотного порушення договору другою стороною, а також в інших випадках, встановлених договором або законом.

 

8. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ ВИКОНАННЯ ДОГОВІРНИХ ЗОБОВЯЗАНЬ ТА ПРОВЕДЕННЯ РОЗРАХУНКІВ

 

8.1. Приймання товарів, наданих послуг та виконаних робіт здійснюється з оформленням відповідних документів (накладних, актів тощо) в порядку, встановленому чинним законодавством України.

8.2. Акт приймання-передачі візується уповноваженим органом, відповідальним за укладення договору, і передається на підпис особі, яка підписала договір.

8.3. За необхідності, у випадках передбачених законодавством та договором, для приймання товарів (послуг, робіт) може створюватися відповідна комісія.

8.4. Розрахунки за передані товари (надані послуги, виконані роботи) здійснюються відповідно до визначених договором вартості з урахуванням виконання сторонами договірних зобов'язань та строків платежів (за умови поетапності виконання договору).

8.5. Акт приймання-передачі (накладна, тощо) разом із договором та додатками підлягає передачі до фінансово-господарського відділу Сквирської міської ради для перевірки на предмет належного виконання та оплати, де і зберігається.

 

9. ПОВНОВАЖЕННЯ УПОВНОВАЖЕНОГО ОРГАНУ

 

9.1. Уповноваженим органом у сфері організації договірної роботи забезпечується:

1) оформлення договірних взаємовідносин, підготовка проектів договорів, неухильне дотримання вимог чинних нормативних актів при їх підготовці;

2) перевірка достовірності інформації, закладеної в основу проекту договору;

3) додержання умов договорів, у т.ч. щодо якості, кількості, асортименту, комплектності тощо придбаних товарів, якості та обсягу наданих послуг та виконаних робіт;

4) своєчасність оформлення документів, необхідних для виконання договірних зобов’язань (довіреностей, актів приймання-передачі, актів виконаних робіт чи наданих послуг, накладних тощо);

5) організація збору необхідних даних, забезпечення реєстрації договорів та ведення їх систематичного обліку;

6) контроль за виконанням договірних зобов’язань;

7) виконання інших обов’язків, передбачених договором та іншими нормативними актами.

 

10. КОНТРОЛЬ ЗА ДОДЕРЖАННЯМ УМОВ ДОГОВОРІВ

 

10.1. Уповноважений орган, який супроводжує договір, здійснює контроль за його виконанням (у тому числі за строками виконання), а фінансово-господарський відділ Сквирської міської ради – за дотриманням грошової та фінансової дисципліни.

10.2. Секретарем міської ради, керуючим справами або заступниками міського голови згідно з розподілом обов’язків забезпечується організація контролю за своєчасним та якісним виконанням підпорядкованими структурними підрозділами міської ради умов, передбачених у договорах.

10.3. Відповідальність за ведення договірної роботи: розроблення, погодження, укладення та виконання договорів, перевірку відповідності виконаних робіт (наданих послуг, поставлених товарів) умовам укладених договорів, достовірність складання накладних або актів приймання-передачі товарів (робіт, послуг) тощо, дотримання термінів виконання договору тощо покладається на уповноважений орган з моменту підготовки проекту договору до повного його виконання.

10.4. Відповідальність за своєчасність здійснення фінансових операцій, відповідність їх кодам економічної класифікації видатків бюджету та кошторисним призначенням, нарахування штрафних санкцій, у разі неналежного виконання стороною (контрагентом) договірних зобов’язань тощо, покладається на фінансово-господарський відділ Сквирської міської ради.

 

Секретар міської ради                                               Тетяна Власюк